GIẢI PHÁP MAIL CHO DOANH NGHIỆP NHỎ

I - GIỚI THIỆU

Sử dụng giải pháp MailOnline với dịch vụ Mail Hosting miễn phí của hệ thống Google . điểm lợi thế là

Không cần máy làm Mail Server
Không cần Mail Administrator chuyên nghiệp
Online 24/7
Không bị xếp loại Spam Mail

II - CÁC BƯƠC TRIỂN KHAI

- Hướng dẫn cách đăng ký Google Application

- Hướng dẫn cách gán tên miền với các dịch vụ của Google App (Web, Mail, FTP, Calenda …) và tạo các alias name tương ứng..

- Test thử bằng cách gởi mail từ trong ra và từ ngoài vào

III - TRIỂN KHAI CHI TIẾT

1.Hướng dẫn cách đăng ký Google Applicati

a.Vào trang www.google.com/a

b.Trong phần Change Language, chọn tiếng Việt

c. Chọn mục Doanh nghiệp và Nhân viên

Trong mục Nhận email, công cụ giúp tăng năng suất và cộng tác cho doanh nghiệp,

chọn tìm hiểu thêm

d. Chọn So sánh các ấn bản và đăng ký

e.Trong Standard Edition è chọn Đăng ký

f. Bước 1 : Trong màn hình Chào mừng bạn đến với Google Apps, chọn vào ô Quản trị viên sở hữu

hoặc kiểm soát tên miền này. Nhập vào tên domain trong phần Nhập vào trên miền của bạn è Click Bắt đầu

g. Bước 2: Điền thông tin về tên công ty của bạn

Trong dòng Số người dùng : nhập vào số người dùng (tùy ý)

Trong phần Quản trị viên Tài khoản, nhập vào thông tin của người quản trị hệ thống domain. Sau khi

nhập xong, nhấn Tiếp tục

h. Bước 3:

Trong phần Tạo tài khoản Quản trị viên đầu tiên, nhập vào UN/PW và 1 số thông tin của người quản trị

hệ thống mail.

Sau đó, nhấn vào ô Tôi chấp nhận. Tiếp tục thiết lập

i. Màn hình Google cho it4vns.com xuất hiện

Lưu ý: Lúc này tất cả các dịch đều đang ở trạng thái không hoạt động

2. Hướng dẫn cách gán tên miền với các dịch vụ của Google App (Web, Mail, FTP, Calenda …) và tạo

các alias name tương ứng.

a. Nhấn vào mục Xác minh quyền sở hữu tên miền

b. Màn hình Vui long xác minh rằng bạn sở hữu tên miền it4vns.com xuất hiện,nhấn phím mũi tên

trong phần Chọn phương pháp xác minh, chọn Thay đổi bản ghi CNAME è nhấn Xác minh

c. Google sẽ cung cấp cho bạn 1 chuỗi số. Bạn logon vào trang web quản trị domain để nhập thông tin

theo sự hướng dẫn từ google.

Trong trang quản trị domain it4vns.com, chọn dòng CNAME – Edit domain aliases records

Dán chuỗi số được cung cấp từ google (*.it4vn2.com) points to google.com è nhấn Continue

(2 lần)

d. Quay về màn hình của bước 2b, nhấn vào ô Xác minh

e. Bạn sẽ nhận được thôg báo Chúng tôi đang kiểm tra quyền sở hữu miền.

Viêc này có thể mất đến 48h è chọn Đăng xuất (Sau 1 ngày bạn hãy quay lại trang này. Không tới 2 ngày đâu)

1 ngày sau đó

f. Logon vào trang web của google : http://www.google.com/a

g. Nhấn chọn lên dòng Returning user, sign in here (ở góc phải trên của màn hình)

h. Trong dòng Enter your domain name: nhập vào tên miền của mình và chọn Go to start page è nhấn Go

i. Màn hình của miền của bạn sẽ xuất hiện. Nhấn tiếp lên Sign in

k. Nhập vào UN/PW của người quản trị domain è Sign in

l. Chọn tiếp phần Manage this domain. Trong màn hình mới này, ngoại trừ phần Email không hoạt động,

các dịch vụ khác đều đang ở trạng thái hoạt động

Tạo alias name cho các dịch vụ của domain : Chọn phần cài đặt dịch vụ

a. Tạo alias name cho Trang bắt đầu : Chọn Trang bắt đầu

Trong màn hình Cài đặt Bắt đầu Trang, chọn Thay đổi URL

Chọn http://start.it4vns.com è Click Tiếp tục

Lưu trữ 2 thông tin là alias name và địa chỉ của server

Vào trang web quản trị domain è … è tìm đến phần CNAME è Edit

Đưa thông tin vào như trong hình … Click Continue

Nhấn Continue

Quay lại màn hình quản lý của Google App è Chọn Tôi đã hoàn tất các bước này

Màn hình kết quả như sau :

b. Tạo alias name cho Email. Trước khi tạo alias cho Email, cần active mail server trước.

Trong màn hình

Trong màn hình Thiết lập gửi email, kéo thanh trượt bên phải xuống dưới. Ghi nhận lại thông tin các MX record của google cho mail server …

Chọn Edit Mail Exchange Records …

Do MX record của google có 7 records nên bạn phải bổ sung cho đủ “quân số”. Click Add more MX records (3 lần)

Màn hình tiếp theo như sau : lần lượt copy các địa chỉ máy chủ của google, paste (dán) vào các ô Mail Server bên dưới (Lưu ý : Host name không cần điền thông tin)

Màn hình kết quả như bên dưới è click Continue

Click Continue

Sau đó quay trở về màn hình Thiết lập gởi mail của google è click Tôi đã hoàn tất các bước này

c. Tạo alias name cho Documents : Làm tương tự như phần a.

Click vào Cài đặt dịch vụ è Documents

… Làm các bước như trong phần tạo alias cho trang bắt đầu. Màn hình sau cùng như sau

d. Tạo alias cho mail

Click Thay đổi URL

Chọn dòng http://mail.it4vns.com è click Tiếp tục

Quay về màn hình quản lý domain, khai báo các phần giống như khi cấu hình cho Trang bắt đầu.

Sau cùng thì click Tôi hoàn tất bước các bước này (trong phần quản lý của Google App).

Màn hình nhận được như hình dưới.

e. Tạo user.

Trong hình trên, chọn tab Tài khoản người dùng

- Nhập vào Họ và Tên

- Click lên Đặt mật khầu … è Click Tạo người dùng mới

3. Test thử bằng cách gởi từ trong ra và từ ngoài vô

Test từ internet

- Mở IE, gõ vào http://mail.it4vns.com

- Nhập vào thông tin của user

- Màn hình Welcome … xuất hiện. Bạn chọn Ngôn ngữ và nhập vào chuỗi số được hiển thị. Kéo thanh trượt bên phải màn hình xuống dưới, chọn dòng Tôi chấp nhận. Hãy tạo tài khoản của tôi.